Aujourd’hui, le courrier continue d’être un moyen de communication largement utilisé en entreprise. Assurer la coordination de l’affranchissement n’est cependant pas une tâche aisée. Les machines à affranchir sont la solution pour avoir un meilleur rendement. Zoom sur l’importance de cet outil innovant pour une entreprise digitalisée.

Pourquoi opter pour une machine à affranchir ?

De plus en plus plébiscitées par les sociétés, les machines à affranchir sont des équipements bureautiques présentant des avantages indéniables. Avec cet outil de bureau, plus aucun risque de sur-affranchissement. Le plateau-balance permet d’avoir le tarif au gramme près pour chaque pli et colis. Ainsi, l’entreprise économise jusqu’à 12% des frais d’affranchissement annuels. Aussi, utiliser cet outil technologique est avantageux si l’entreprise désire véhiculer une image professionnelle et positive, via la personnalisation des courriers (message, logo ou empreinte publicitaire). D’ailleurs, pour avoir une impression de qualité, mieux vaut opter pour une qualité d’encre optimale, comme une cartouche machine à affranchir neopost. La meilleure manière d’obtenir rapidement sa cartouche pour imprimante est de commander en ligne.

La machine à affranchir constitue une réelle opportunité d’optimiser une activité professionnelle. En fait, elle facilite grandement la vie des sociétés. Il n’est plus nécessaire de se rendre à un comptoir postal, car l’affranchissement s’effectue directement au bureau. Elle est d’autant plus facile à utiliser. Il suffit de mettre le courrier à timbrer dans la fente du boîtier, puis attendre la pesée, qui s’effectue automatiquement. Le tarif postal en vigueur est alors affiché, défini en fonction de la nature de l’envoi. Ensuite, l’empreinte postale correspondant à l’envoi est apposée. Il ne reste plus qu’à déposer le courrier dans une classique boîte aux lettres ou auprès d’un établissement d’attache.

Bien choisir sa machine à affranchir

Il existe différents types de machines à affranchir afin de mieux répondre aux attentes des entreprises. Les très petites machines, par exemple, séduisent les petites entreprises. Elles permettent d’affranchir jusqu’à 30 plis par jour, le tout avec rapidité et précision. Viennent ensuite les petites machines à affranchir, adaptées aux entreprises de taille moyenne. Celles-ci affranchissent entre 30 et 200 plis au quotidien. Dans une version plus performante, c’est-à-dire avec plus d’options et de fonctionnalités, se trouvent la machine à affranchir dite « intelligente ». Elle offre une vitesse d’affranchissement de 3 900 enveloppes par heure minimum. Elle est adaptée aux entreprises dont le volume d’affranchissement s’élève, au minimum, à 200 plis par jour. Enfin, la machine à affranchir en couleur possède les mêmes fonctionnalités que le modèle intelligent, avec en sus une impression en couleurs.

Le choix d’une machine à affranchir est conditionné par son usage. Ainsi, plusieurs critères de sélection sont à considérer, à commencer par le volume d’utilisation. Ce type d’appareil offre une capacité d’envoi de 30 jusqu’à des milliers de lettres par jour. Le confort d’utilisation est un autre critère essentiel. Une machine à affranchir de qualité doit être compacte et silencieuse. La rapidité est une autre caractéristique déterminante. Elle concerne tant la vitesse d’affranchissement que celle de l’alimentation en enveloppes. L’adaptabilité, la qualité de l’impression et l’automaticité de la machine à affranchissement complètent la liste des critères de choix à considérer.